Dans le secteur de la conciergerie locative, la réactivité est le premier critère de satisfaction. Cependant, répondre manuellement aux mêmes questions ("Quel est le code Wi-Fi ?", "Où sont les clés ?") est chronophage et coûteux.

L’association d’un livret d’accueil digital et d’une stratégie d'automatisation est la solution ultime pour libérer du temps opérationnel tout en offrant un service premium. Voici comment transformer votre gestion.

Pourquoi le livret d'accueil digital est le pilier de votre conciergerie ?

Le livret numérique ne se contente pas de remplacer le papier. Pour une conciergerie, c'est un outil de centralisation de l'information.

• Professionnalisme : Vous renvoyez une image technologique et moderne aux propriétaires et aux voyageurs.
• Réduction des sollicitations : 80% des questions trouvent leur réponse dans un livret bien structuré.
• Scalabilité : Automatiser vos réponses vous permet de gérer 20, 50 ou 100 logements sans embaucher de personnel supplémentaire pour le support.

Guide étape par étape : Automatiser vos réponses voyageurs

Pour passer à une conciergerie automatisée, suivez ces trois étapes clés :

1. Cartographier les points de friction

Identifiez les questions qui reviennent à chaque séjour.

Astuce Hitenant : Créez des sections dédiées dans votre livret pour le "Check-in", le "Wi-Fi" et le "Check-out". Si une question revient deux fois, elle mérite une section dans votre livret d'accueil digital.

2. Configurer les messages automatiques (Triggers)

Utilisez votre Channel Manager (PMS) pour envoyer le lien de votre livret d'accueil digital aux moments clés :

• J-3 avant l'arrivée : Envoi du livret avec les instructions d'accès.
• Jour J (H+2 après l'entrée) : Message de courtoisie demandant si tout se passe bien et rappelant le lien du livret pour le fonctionnement des équipements.
• Veille du départ : Envoi de la check-list de sortie présente dans le livret.

3. Utiliser des variables de personnalisation

L'automatisation ne doit pas être froide. Utilisez les balises de votre outil pour inclure :

• Le prénom du voyageur.
• Le nom exact du logement.
• Le lien unique du livret d'accueil.

Modèles de messages prêts à l'emploi (Copy-Paste)

Voici comment intégrer votre livret d'accueil digital dans vos communications :

Moment du séjour                        Exemple de message optimisé
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Confirmation                                  "Bonjour [Prénom], voici votre guide de voyage digital : [Lien Hitenant]. Vous y trouverez l'adresse et le code Wi-Fi."
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‍Check-in                                           "Bien installé ? Pour toute question sur le chauffage ou les équipements, consultez notre guide ici : [Lien Hitenant]."
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‍Check-out.                                      "Nous espérons que vous avez aimé votre séjour. Voici la procédure de départ : [Lien Hitenant/Check-out]."

Les 3 erreurs à éviter dans votre automatisation

1. Le manque de visuels : Un texte long pour expliquer comment ouvrir une boîte à clés est inefficace. Utilisez des photos ou des mini-vidéos intégrées dans votre livret.
2. L'absence de QR Code : Le lien envoyé par message est crucial, mais le QR Code imprimé dans le logement reste indispensable pour les voyageurs qui n'auraient pas lu leurs messages.
3. Ne pas traduire : Pour une conciergerie, le multilingue est obligatoire. Votre livret d'accueil digital doit être accessible en anglais minimum.

Conclusion : Hitenant, le partenaire des conciergeries performantes

Automatiser sa conciergerie grâce au livret d’accueil digital n'est plus un luxe, c'est une nécessité opérationnelle. En structurant vos contenus et en automatisant vos flux, vous gagnez en sérénité et vos voyageurs en autonomie.

Vous gérez plusieurs logements ? Découvrez comment Hitenant.co aide les conciergeries à centraliser leurs livrets d'accueil et à automatiser leur hospitalité en quelques clics.

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